Η τήρηση του φακέλου τεκμηρίωσης αποτελεί ένα ακόμη ζήτημα που απασχολεί παραγωγούς και εξουσιοδοτημένους φορείς στο πλαίσιο της Ενιαίας Αίτησης Ενίσχυσης (ΕΑΕ) 2026, καθώς συνδέεται με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τη διατήρησή τους και τις σχετικές υποχρεώσεις. Ιδιαίτερη σημασία έχει η διάκριση ως προς την προσκόμιση των πρωτότυπων παραστατικών, αλλά και ο προβλεπόμενος χρόνος φύλαξης των σχετικών εγγράφων.
Στο πλαίσιο αυτό, ο ΑγροΤύπος επικοινώνησε με γεωτεχνικούς που ασχολούνται με τις δηλώσεις ΟΣΔΕ, εστιάζοντας στις απαιτήσεις για τον φάκελο τεκμηρίωσης της ΕΑΕ 2026, με βάση και τις σχετικές διευκρινίσεις της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ).
Δικαιολογητικά και ψηφιακή τήρηση του φακέλου
Για τα δικαιολογητικά που απαιτούνται κατά τον έλεγχο των όρων επιλεξιμότητας, η ΑΑΔΕ παραπέμπει στο άρθρο 3, παράγραφος 2, περίπτωση α΄, και στο Παράρτημα 1 της απόφασης Α.1161/2026. Στο Παράρτημα περιλαμβάνεται αναλυτικός πίνακας εγγράφων, μεταξύ των οποίων, ενδεικτικά, παραστατικά για μισθωμένα αγροτεμάχια, τιμολόγια και καρτέλες πιστοποιημένου σπόρου, καθώς και δικαιολογητικά που αφορούν κτηνοτροφικές εκμεταλλεύσεις.
Πέραν των προβλεπόμενων δικαιολογητικών, ο φορέας υποβολής τηρεί, κατά περίπτωση, και έγγραφα που του έχει παραδώσει ο παραγωγός, εφόσον αυτά τεκμηριώνουν την εργασία που πραγματοποίησε κατ' εντολή του.
Ως προς τη μορφή τήρησης, ο φάκελος τεκμηρίωσης διατηρείται υποχρεωτικά σε ψηφιακή μορφή. Εξαίρεση προβλέπεται για τα τοπογραφικά διαγράμματα που προσκομίζονται στον φορέα αποκλειστικά σε έντυπη μορφή, τα οποία μπορούν να διατηρούνται μόνο σε χαρτί.
Γεωτεχνικοί που ασχολούνται με την υποβολή των δηλώσεων επισημαίνουν τη σημασία της ορθής οργάνωσης του φακέλου, ώστε τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση της αίτησης να είναι συγκεντρωμένα και διαθέσιμα όταν απαιτηθεί ο έλεγχός τους.
Πρωτότυπα παραστατικά και ψηφιακά αντίγραφα
Σύμφωνα με τις διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ, η υποχρέωση προσκόμισης των πρωτοτύπων σε περίπτωση ελέγχου βαρύνει τον παραγωγό. Για τον φορέα υποβολής της ΕΑΕ, αντίθετα, αρκεί η διατήρηση ευκρινούς σαρωμένου (σκαναρισμένου) αντιγράφου.
Από την πλευρά τους, γεωτεχνικοί του χώρου υπογραμμίζουν τη σημασία της ενημέρωσης των παραγωγών για την υποχρέωση προσκόμισης των πρωτοτύπων, ώστε να είναι σαφές ότι η ύπαρξη ψηφιακού αντιγράφου στον φάκελο του φορέα δεν υποκαθιστά τη συγκεκριμένη υποχρέωση.
Για πόσο χρόνο διατηρείται ο φάκελος
Όπως προβλέπεται στις διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ, ο φάκελος πρέπει να διατηρείται έως την παραγραφή των κάθε είδους αξιώσεων, σύμφωνα με την εθνική και ενωσιακή νομοθεσία, και σε κάθε περίπτωση για τουλάχιστον οκτώ έτη από το τέλος του έτους κατά το οποίο υποβλήθηκε η τελευταία τροποποίηση της ΕΑΕ.
Επομένως, η προβλεπόμενη οκταετία συνδέεται με το τέλος του έτους υποβολής της τελευταίας τροποποίησης της αίτησης και όχι απλώς με την αρχική υποβολή της.
Στο σημείο αυτό, γεωτεχνικοί που ασχολούνται με τις δηλώσεις ΟΣΔΕ επισημαίνουν την ανάγκη οργάνωσης της αρχειοθέτησης με τρόπο που να επιτρέπει τη διατήρηση και την αναζήτηση των σχετικών εγγράφων για το προβλεπόμενο χρονικό διάστημα.