Στην καθημερινότητα του αγρότη, οι μικροζημιές στα μηχανήματα είναι τόσο συνηθισμένες όσο και το πότισμα. Μια χαμένη βίδα το πρωί, ένα παξιμάδι που «λύγισε» το μεσημέρι, μια ροδέλα που χάθηκε μέσα στη σκόνη. Κι έτσι, ο δρόμος προς τα σιδηρικά ή το συνεργείο γίνεται δεύτερη φύση. Μπαίνει ο παραγωγός, παίρνει ό,τι χρειάζεται, ο καταστηματάρχης το σημειώνει πρόχειρα «να μην ξεχαστεί» — και η ζωή συνεχίζεται.
Μόνο που αυτή η καθημερινή ευκολία γίνεται… παγίδα όταν φτάσει η ώρα του ελέγχου. Οι μικροαγορές είναι πραγματικές, όμως τα συνοδευτικά παραστατικά συχνά δεν περιγράφουν τίποτα: ούτε ποσότητες, ούτε είδη, ούτε ημερομηνίες παραλαβής. Και τότε, ο ελεγκτής έχει κάθε λόγο να τις «κόψει» ως αδικαιολόγητες. Η συναλλαγή έχει γίνει κανονικά, αλλά στα χαρτιά μοιάζει σαν να μην υπήρξε ποτέ. Και αυτό μπορεί να μετατραπεί σε λογιστική διαφορά, πρόσθετο φόρο και πολλές δυσάρεστες συνέπειες για τον παραγωγό.
Τα «ψιλά» έξοδα που γίνονται μεγάλος μπελάς
Για τον αγρότη, οι μικροαγορές είναι καθημερινότητα. Μια στάση στα σιδηρικά για δυο βίδες, μια παράκαμψη στο συνεργείο για ένα παξιμάδι που λείπει, και πάει λέγοντας. Στις περισσότερες περιπτώσεις ο καταστηματάρχης σημειώνει πρόχειρα ό,τι πήρε ο πελάτης, με την υπόσχεση ότι «θα τα γράψει όλα μαζί» αργότερα. Κάπως έτσι, μαζεύονται δεκάδες μικρές παραλαβές που τελικά αποτυπώνονται σε ένα ενιαίο τιμολόγιο, μήνες μετά, με μια μοναδική περιγραφή τύπου: «Ανταλλακτικά – αξία 180 €». Κι ενώ ο παραγωγός γνωρίζει ότι όλα αυτά τα υλικά χρησιμοποιήθηκαν, στα μάτια του ελεγκτή δεν αποδεικνύεται τίποτα. Δεν υπάρχουν επιμέρους ποσότητες, είδη, ημερομηνίες ή διακριτές παραδόσεις. Το παραστατικό δείχνει μια χοντρική αγορά, χωρίς χαρακτήρα και χωρίς τεκμηρίωση.
Στους φορολογικούς ελέγχους, αυτού του τύπου τα «γενικά» τιμολόγια απορρίπτονται σχεδόν αυτόματα ως ατεκμηρίωτα, ακόμη κι αν η συναλλαγή έχει πραγματοποιηθεί κανονικά. Και από τη στιγμή που ένα τέτοιο παραστατικό δεν αναγνωριστεί, ο παραγωγός βλέπει τα έξοδά του να μειώνονται στα χαρτιά, τα κέρδη του να εμφανίζονται τεχνητά υψηλότερα και, τελικά, να επιβαρύνεται με πρόσθετους φόρους και προσαυξήσεις. Έτσι, οι πιο απλές και καθημερινές μικροαγορές καταλήγουν να είναι από τα πρώτα σημεία που ελέγχονται και αμφισβητούνται.
Πώς καταγράφονται σωστά οι μικροαγορές για να μη χαθούν στον έλεγχο
Η μόνη ουσιαστική άμυνα απέναντι στις απορρίψεις των μικροεξόδων είναι η ακριβής καταγραφή τους από την πρώτη στιγμή. Κάθε φορά που παραλαμβάνει ο αγρότης ακόμη και το πιο μικρό ανταλλακτικό, πρέπει να ζητά δελτίο αποστολής. Αργότερα, στο τέλος του μήνα, το κατάστημα οφείλει να εκδώσει ένα πλήρες και αναλυτικό τιμολόγιο που να αποτυπώνει όλα τα τεμάχια που παραδόθηκαν μέσα σε εκείνη την περίοδο, με σαφείς περιγραφές και ποσότητες.
Η διαδικασία αυτή δεν είναι πλέον χρονοβόρα. Τα περισσότερα καταστήματα διαθέτουν ηλεκτρονικά συστήματα τιμολόγησης και, μετά την αρχική καταχώρηση του πελάτη, η έκδοση κάθε παραστατικού γίνεται μέσα σε ελάχιστα δευτερόλεπτα. Παρ’ όλα αυτά, αρκετοί παραγωγοί εξακολουθούν να πιστεύουν ότι «δεν χρειάζεται» παραστατικό όταν η αξία είναι ελάχιστη — για παράδειγμα, ένα μικροέξοδο των 4–5 ευρώ ή και χαμηλότερο. Η πραγματικότητα, όμως, είναι ότι η παράλειψη ακόμη και των πιο μικρών αγορών μπορεί να οδηγήσει στην απόρριψη ολόκληρης της δαπάνης και τελικά σε μεγαλύτερη φορολογική επιβάρυνση. Σε τελική ανάλυση, η συστηματική τήρηση των παραστατικών δεν είναι τυπικότητα, είναι ο μόνος τρόπος ώστε τα καθημερινά έξοδα να μην κινδυνεύουν να «χαθούν» όταν έρθει η ώρα του ελέγχου.
Όταν η εργασία “μετράει” περισσότερο από το ανταλλακτικό
Συχνά θεωρούμε ότι το παραστατικό της αγοράς αρκεί για να στηρίξει μια δαπάνη. Στην πράξη, όμως, το κρίσιμο σημείο για τον έλεγχο δεν είναι μόνο το τι αγοράστηκε, αλλά το πώς και από ποιον τοποθετήθηκε. Κι εκεί ακριβώς αρχίζουν τα προβλήματα: ένα ανταλλακτικό χωρίς αποδεικτική εργασία μπορεί να θεωρηθεί «ορφανό» και να απορριφθεί. Υπάρχουν φυσικά περιπτώσεις όπου ο αγρότης έχει κάθε λόγο να κάνει τη δουλειά μόνος του. Η αλλαγή λαδιών, η αντικατάσταση ενός φίλτρου ή η τοποθέτηση μαχαιριών στην αλωνιστική είναι εργασίες που δεν απαιτούν επαγγελματία. Σε τέτοιες περιπτώσεις δεν χρειάζεται παραστατικό υπηρεσίας, γιατί δεν παρέχεται υπηρεσία από τρίτο.
Από τη στιγμή όμως που μπαίνει στη μέση μηχανικός ή συνεργείο —είτε πρόκειται για σέρβις σε ΦΙΧ είτε για εργασία σε βαμβακοσυλλεκτική ή οποιαδήποτε τεχνική επέμβαση— τότε η εικόνα αλλάζει. Η απουσία Τ.Π.Υ. δίνει στον ελεγκτή το δικαίωμα να αμφισβητήσει συνολικά τη δαπάνη, ακόμη κι αν τα ανταλλακτικά αγοράστηκαν κανονικά. Η λύση είναι ξεκάθαρη: το συνεργείο πρέπει είτε να εκδίδει ξεχωριστό τιμολόγιο για την εργασία, είτε να αναγράφει μέσα στο τιμολόγιο πώλησης ότι η τιμή περιλαμβάνει και την τοποθέτηση. Μόνο έτσι δημιουργείται πλήρης εικόνα της συναλλαγής και η δαπάνη καλύπτεται.
Η λεπτομέρεια που προστατεύει τον παραγωγό
Ο αγρότης ζει με τις μικρές ανάγκες των μηχανημάτων του καθημερινά, ένα χαλασμένο εξάρτημα, μια γρήγορη επισκευή, μια διαδρομή μέχρι το συνεργείο. Κι ενώ όλα αυτά φαίνονται ασήμαντα μέσα στη ρουτίνα, στον έλεγχο αποκτούν άλλο βάρος. Ό,τι δεν έχει γραφτεί σωστά, αμφισβητείται. Και ό,τι αμφισβητείται, κοστίζει. Η προστασία δεν βρίσκεται σε περίπλοκες διαδικασίες, αλλά στην απλή συνήθεια να αφήνουμε πίσω μας διαδρομές που αποδεικνύονται. Ένα σωστό δελτίο αποστολής σήμερα, ένα αναλυτικό τιμολόγιο στο τέλος του μήνα, μια καθαρή εικόνα της εργασίας που έγινε – αυτά είναι που εξασφαλίζουν ότι ο παραγωγός δεν θα βρεθεί προ εκπλήξεων.
Γιατί πολλές φορές δεν είναι το μεγάλο σπάσιμο που φέρνει τον μπελά. Είναι εκείνη η μικρή αγορά της καθημερινότητας που, αν την αφήσουμε στην τύχη της, μπορεί να φέρει περισσότερα προβλήματα απ’ όσα περιμέναμε.
